Whistleblowing per PMI: perché è arrivato il momento di formare i tuoi dipendenti

Nel panorama aziendale il whistleblowing emerge come un tema cruciale, soprattutto per le Piccole e Medie Imprese (PMI) dopo il recente Decreto D.Lgs. n. 24/2023 che impone la normativa anche ad aziende dai 50 dipendenti (o sotto questo numero in casi specifici).

Il whistleblowing è spesso percepito come un concetto riservato alle grandi corporate. Tuttavia, le PMI sono altrettanto suscettibili, se non di più, a rischi interni ed esterni che possono essere mitigati con sistemi di segnalazione efficaci. Dalla prevenzione di frodi e corruzione alla promozione di un ambiente di lavoro etico e responsabile, i benefici di un programma di whistleblowing ben strutturato sono molteplici.

Ma perché è così importante formare i propri dipendenti in questo ambito? In questo articolo, esploreremo cos'è il whistleblowing e perché non dovrebbe essere trascurato dalle PMI e come una formazione adeguata possa non solo proteggere l'azienda, ma anche rafforzarne l'integrità e la trasparenza.

Prosegui nella lettura per scoprire come la formazione dei dipendenti nel whistleblowing possa non solo essere un requisito legale, ma anche un passo strategico verso una cultura aziendale più forte e sicura.

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Innanzitutto partiamo dal significato del termine. Whistleblowing deriva dalla parola inglese "whistleblower" la cui traduzione esatta è "soffiatore di fischietto". La metafora è particolarmente efficace per comprendere il ruolo e l'azione di queste figure.

Nello sport, un arbitro usa un fischietto per segnalare un'infrazione delle regole, interrompendo il gioco per affrontare il problema. Analogamente un whistleblower (il segnalante) "soffia il fischietto" per attirare l'attenzione su comportamenti illeciti, non etici o pericolosi all'interno dell'organizzazione.

Quindi il significato di whistleblowing è l'azione di denunciare, in forma anonima, atti illeciti o potenziali frodi che si verificano all'interno di un contesto lavorativo. L'anonimato è essenziale per proteggere whistleblower da eventuali ritorsioni o minacce, garantendo la sua sicurezza e tutela. I whistleblower possono essere dipendenti, ex dipendenti, fornitori, clienti o qualsiasi altra persona che abbia accesso a informazioni interne o riservate riguardanti l'organizzazione. 

Facciamo il punto sul contesto legislativo. L'evoluzione normativa del whistleblowing ha avuto inizio nell'ambito della Comunità Economica Europea, con la direttiva CE del 10 giugno 1991, n. 91/308, mirata a combattere il riciclaggio di denaro proveniente dal traffico di stupefacenti. 

Inizialmente, questo obbligo di segnalazione riguardava solo banche ed enti finanziari, che dovevano identificare i clienti e segnalare operazioni sospette alle autorità. Questo tipo di whistleblowing non era tanto un diritto quanto un dovere imposto a determinate categorie di soggetti.

Con il passare del tempo, l'obbligo di segnalazione e le relative tutele si sono estesi ad altri settori, come quello fiscale. Inizialmente, la normativa europea si concentrava su un dovere di segnalazione, delineando una figura di whistleblower piuttosto specifica.

Tuttavia, il 26 novembre 2019 segna una svolta significativa: con la direttiva n. 2019/1937, si introduce un vero e proprio diritto alla segnalazione per tutti gli Stati membri. Questa direttiva mira a proteggere i whistleblower all'interno dell'Unione Europea, stabilendo norme minime comuni di tutela per armonizzare le diverse legislazioni nazionali.

La direttiva non fa distinzione tra settore pubblico e privato, promuovendo la rivelazione di illeciti in vari ambiti del mercato. In questo modo, il whistleblowing diventa uno strumento di prevenzione degli illeciti e una manifestazione del diritto umano alla libertà di espressione.

La normativa italiana ha recepito la direttiva europea con il Decreto Legislativo n. 24/2023, pubblicato il 15 marzo dello scorso anno.

Consolida in un unico testo normativo le regole relative ai canali di segnalazione e alle protezioni garantite ai whistleblower, sia nel settore pubblico che in quello privato. Questo approccio integrato e uniforme mira a rafforzare la tutela del whistleblower, incentivandolo a segnalare illeciti nel rispetto dei limiti e delle procedure stabilite dal decreto.

scopo primario della nuova disciplina, in conformità con gli obiettivi previsti dalla sopracitata Direttiva, infatti, è proprio quello di conformare le previsioni interne in tema di whistleblowing agli obiettivi minimi stabiliti dal Legislatore europeo, assicurando adeguata protezione ai soggetti che segnalano la violazione di norme nazionali e comunitarie, al fine di evitare possibili atti ritorsivi nei loro confronti.

Il decreto è stato attuato il 30 marzo 2023, con le sue disposizioni che sono entrate in vigore dal 15 luglio 2023.

La novità più significativa è per le PMI italiane: il nuovo decreto stabilisce che a partire dal 17 dicembre 2023 anche le piccole medie imprese con un organico superiore a 50 dipendenti (lavoratori subordinato a tempo indeterminato o determinato) dovranno dotarsi di sistemi di Whistleblowing, che consentano ai lavoratori di segnalare violazioni di cui siano venuti a conoscenza. 

Anche le aziende con Modello Organizzativo ex D. Lgs 231/01, indipendentemente dalla dimensione aziendale sono soggette a questo obbligo.

Inoltre, l'obbligo è esteso anche alle aziende che non hanno almeno 50 dipendenti ma sono attive in settori critici come servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente.

Con la nuova normativa diventano di più i soggetti che possono segnalare, garantendo così un'ampia copertura e protezione. Questo include non solo i dipendenti pubblici, ma anche i lavoratori subordinati impiegati nel settore privato. Anche gli esterni possono segnalare, come lavoratori autonomi, liberi professionisti e consulenti.

Il meccanismo di segnalazione si estende anche a volontari e tirocinanti, inclusi quelli non retribuiti, riconoscendo il valore delle loro osservazioni indipendentemente dalla natura formale del loro ruolo.

Infine, azionisti e persone che ricoprono funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza sono anch'essi abilitati a segnalare, data la loro posizione influente e la loro capacità di identificare potenziali irregolarità.

Questa inclusività assicura che un'ampia varietà di voci possa essere ascoltata.

• Durante il rapporto di lavoro attivo

• Nel periodo di prova

• Prima dell'inizio del rapporto di lavoro, se le informazioni sulle violazioni sono state scoperte durante il processo di selezione o altre fasi precontrattuali

• Dopo la fine del rapporto di lavoro, se le informazioni sulle violazioni sono state ottenute prima della sua conclusione, ad esempio nel caso di pensionati

Il decreto stabilisce inoltre che i segnalanti dovrebbero utilizzare inizialmente i canali interni della propria organizzazione per le loro denunce.

Le imprese devono quindi essere equipaggiate con un sistema digitale interno, progettato per raccogliere le segnalazioni e la documentazione fornita dai whistleblower, garantendo la massima riservatezza sulla loro identità e assenza di ritorsioni.

Il D.Lgs. n. 24/2023 ha introdotto specifiche disposizioni riguardanti gli illeciti rilevanti che le aziende devono attentamente considerare per assicurare la conformità alla normativa. Questi illeciti comprendono:

• Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali 

• Condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231,

• Illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli  atti dell'Unione europea o nazionali

• Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari  dell'Unione di cui all'articolo 325 del Trattato sul funzionamento  dell'Unione europea 

• Atti od omissioni riguardanti il mercato interno.

Nel decreto viene inoltre specificato che le disposizioni non si applicano:

 a) alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorita' giudiziaria o  contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali  di lavoro o di impiego pubblico o  con le figure gerarchicamente  sovraordinate;

 b) alle segnalazioni di violazioni quando già disciplinate dagli atti dell'Unione europea o nazionali 

 c) alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto  derivato pertinente dell'Unione europea.

Inoltre resta ferma l'applicazione delle disposizioni nazionali o dell'Unione europea in materia di informazioni classificate, segreto professionale forense e medico, segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali. 

I canali di segnalazione sono tre: uno interno all’ente, uno esterno gestito dall’ANAC, e la divulgazione pubblica.

Il gestore delle segnalazioni deve essere autonomo, ovvero imparziale e indipendente rispetto alle parti coinvolte, per garantire un'analisi oggettiva e senza pregiudizi della segnalazione. Può essere interno all'organizzazione (ufficio o persona fisica) o un soggetto esterno.

Per esempio in una PMI questa figura può essere il responsabile delle risorse umane.

Il gestore deve

• rilasciare un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data e gestire le comunicazioni con il segnalante

• gestire la segnalazione

• fornire un riscontro alla persona, entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento o – in mancanza – dalla scadenza del termine di sette giorni per l’invio di tale comunicazione.

Successivamente, bisognerà valutare l'ammissibilità della stessa.

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L'Autorità Nazionale AntiCorruzione (ANAC) gioca un ruolo fondamentale nel contesto del whistleblowing, fornendo linee guida e supporto alle aziende per l'implementazione delle normative. L’ANAC ha tre poteri: regolatorio, sanzionatorio e di gestione delle segnalazioni esterne. 

L'A.N.AC è incaricata di stabilire linee guida per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne, con un impegno a rivedere queste procedure periodicamente.

Gestione delle Segnalazioni Esterne

L'ente ha il compito di gestire le segnalazioni esterne, assicurando che siano trattate in modo appropriato.

L'A.N.AC ha l'autorità di imporre sanzioni significative in casi di ritorsioni, ostacoli alle segnalazioni, tentativi di impedire le segnalazioni o violazioni della riservatezza:

• Da 10.000 a 50.000 euro nei casi in cui si verifichino ritorsioni contro i segnalanti, ostacoli alle segnalazioni, tentativi di impedire le segnalazioni, o violazioni dell'obbligo di riservatezza.

• Una sanzione dello stesso importo se si accerta che non sono stati istituiti canali adeguati per le segnalazioni, che non sono state adottate procedure corrette per la loro gestione, o che non è stata effettuata un'adeguata verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.

• Una sanzione minore, da 500 a 2.500 euro in caso di perdita delle tutele previste per i segnalanti, a meno che il segnalante non sia stato condannato per diffamazione, calunnia o reati simili commessi in relazione alla denuncia.

Quindi per ogni azienda è arrivato il momento per potenziare le competenze dei propri collaboratori su questo tema cruciale. Non solo la formazione è essenziale per garantire la conformità alle normative ed evitare sanzioni, ma anche per promuovere un ambiente lavorativo etico e sicuro.

I corsi di formazione devono coprire aspetti legali, gestionali e comunicativi, assicurando che i dipendenti siano pienamente informati sui loro diritti, responsabilità e procedure da seguire.

I benefici sono inoltre molteplici, perché la formazione sul whistleblowing contribuisce a creare una cultura di trasparenza e integrità all'interno dell'organizzazione. Questo rafforza la fiducia dei dipendenti nell'azienda e promuove un ambiente lavorativo più etico e responsabile.

Inoltre, i responsabili imparano a gestire le segnalazioni in modo efficace e discreto, garantendo la protezione dei whistleblower e la corretta indagine sugli illeciti segnalati.

Anche per i leader aziendali la formazione risulta importantissima, poiché fornisce gli strumenti per guidare con esempio, rafforza la loro credibilità e quella dell'azienda agli occhi di stakeholder e collaboratori. 

Ci sono sette motivi imprescindibili per cui essa dovrebbe essere una priorità. Primo, assicura la conformità normativa, riducendo il rischio di non conformità e sanzioni legali. Secondo, promuove un ambiente etico, incoraggiando l'integrità e la responsabilità tra i dipendenti. Terzo, protegge i whistleblower, garantendo la tutela dei dipendenti che segnalano irregolarità e fornendo informazioni sui processi corretti da seguire.

Inoltre, la formazione contribuisce alla prevenzione di frodi e corruzione, rafforzando le misure di sicurezza interna. Migliora significativamente la reputazione aziendale, costruendo fiducia e trasparenza con clienti, investitori e partner. Un altro aspetto cruciale è il coinvolgimento dei dipendenti: li incoraggia a essere proattivi nel segnalare problemi, aumentando il loro senso di appartenenza e fiducia. Infine, stimola l'innovazione e il miglioramento continuo, fornendo feedback preziosi per l'ottimizzazione dei processi e delle politiche aziendali.

In conclusione, investire nella formazione sul whistleblowing è una scelta strategica che va oltre la mera adesione alle normative. Si tratta di un passo fondamentale verso la costruzione di un ambiente lavorativo più sicuro, responsabile e trasparente, che valorizza l'etica aziendale e rafforza la fiducia reciproca tra azienda e dipendenti.

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