Adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile: cosa è, perché formare il team e come introdurlo in azienda.

Nel mare magnum dell'economia, dove le onde di crisi, incertezza e instabilità si infrangono ormai incessantemente, un adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile  - previsto dal Codice Civile e dal Codice della Crisi di Impresa e dell’Insolvenza (CCII) - assume un ruolo di primaria importanza. Funge da vera e propria bussola, orientando l'azienda verso la rotta del costante equilibrio finanziario e proteggendola dalle insidie del viaggio.

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Previsto dall’art. 2086 del Codice civile e ribadito dall’art. 3 del codice della crisi in maniera un po' “criptica”, tale assetto non è, tuttavia, un enigma indecifrabile, ma una serie di strumenti e procedure strutturati che, se implementati correttamente dall’imprenditore individuale o dall’azienda, offrono una visione completa e precisa della salute finanziaria dell'azienda. 

Il testo originale non presenta una definizione esplicita del termine "assetto" da parte del legislatore, ma possiamo ottenere maggiori dettagli sul testo Norme di comportamento del collegio sindacale per le società non quotate, rilasciato dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) nel 2021, che fornisce chiarimenti più specifici:

• L'assetto organizzativo è descritto come l'insieme di direttive e procedure progettate per assicurare che le decisioni siano delegate e gestite a un livello di competenza e responsabilità adeguato, includendo anche i sistemi di controllo procedurale.

• L'assetto amministrativo e contabile è definito come la totalità di direttive, procedure e prassi operative che mirano a garantire che le informazioni societarie siano complete, corrette e tempestive, conformemente ai principi contabili seguiti dall'impresa.

Vale la pena notare come nel d.lgs. n. 14 del 2019 il legislatore abbia inserito un nuovo secondo comma ai sensi del quale l’imprenditore è tenuto a istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile che sia:

• adeguato alla natura e alle dimensioni dell’attività esercitata;

• funzionale alla rilevazione tempestiva della crisi e della perdita della continuità aziendale

Essi consentono di monitorare costantemente la situazione, individuare tempestivamente eventuali squilibri e prendere decisioni strategiche consapevoli per prevenire le crisi e raggiungere gli obiettivi prefissati.

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1. Analisi di bilancio storica: un'analisi approfondita e puntuale del bilancio aziendale, condotta con cadenza trimestrale, deve consentire di esaminare non solo la produzione di utile, ma anche la struttura patrimoniale e i flussi di cassa, fornendo una rappresentazione completa della performance aziendale, indispensabile per rilevare eventuali squilibri di carattere patrimoniale o economico-finanziario.

2. Verifica della sostenibilità dei debiti: Due strumenti chiave compongono questo pilastro: 

   • il budget di tesoreria, che misura la produzione liquidità mese per mese e la conseguente capienza degli affidamenti bancari;

   • il business plan (almeno biennale), che proietta la capacità di rimborso del debito nel tempo, garantendo una gestione finanziaria responsabile nel contesto di un programma strategico che l’impresa deve quindi stabilire ex-ante.

3. Rispetto degli obblighi legali: Il pagamento regolare di debiti verso dipendenti, fornitori, banche e fisco è fondamentale per mantenere la rotta della legalità e della correttezza. Inoltre, l'attenzione alle segnalazioni da parte di enti come l'Agenzia delle Entrate consente di evitare spiacevoli sanzioni e di correggere tempestivamente eventuali inadempienze.

Quanto sopra costituisce ciò che è l’anima e lo scopo ultimo di un assetto organizzativo, amministrativo e contabile: dotare l’impresa di un sistema di allerta precoce. 

La corretta implementazione di tale sistema permette all’azienda di intercettare i segnali di pericolo finanziario ben prima che si manifestino, consentendo l’attuazione di misure correttive tempestive.

Infine, nel caso in cui l’impresa si trovasse ad affrontare un percorso di risanamento, il legislatore ha messo a disposizione un’apposita check-list, o lista di controllo particolareggiata per la redazione del piano di risanamento e per la analisi della sua coerenza.

Vuoi saperne di più sulle competenze finanziarie? Leggi Le competenze finanziarie essenziali per una PMI: dalle best practice all’aderenza alle normative sulla crisi di impresa e sull'insolvenza.

• Prevenzione delle crisi:  un adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile consente non solo di rendersi conto in anticipo delle difficoltà finanziarie ma consente altresì di misurarle e capirne le cause.

• Migliore gestione: tale assetto offre una visione completa e precisa della salute finanziaria, consentendo di prendere decisioni strategiche più consapevoli e di ottimizzare l'allocazione delle risorse.

• Responsabilizzazione e tutela degli amministratori: assicura una gestione trasparente e responsabile, tutelando sia l'azienda che i suoi stakeholder, rafforzando la fiducia e la reputazione nel mercato.

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Implementare un adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile non è un'impresa impossibile, ma richiede impegno e dedizione. 

Esistono diverse risorse e strumenti a disposizione per facilitare questo processo:

• Formazione: al fine di avere piena consapevolezza della propria situazione economico finanziaria e della sua evoluzione nel tempo è importante avere specifiche competenze di analisi di bilancio e di pianificazione finanziaria.

• su Gility sono disponibili i corsi digitali realizzati da inFinance specifici su analisi di bilancio, business plan e gestione delle crisi d'impresa, i quali forniscono le competenze necessarie per una corretta implementazione degli AAO.

• Software e tecnologie: una volta appresa la teoria strumenti digitali e software specifici possono facilitare la raccolta e l'analisi dei dati, la creazione di report e la gestione degli adempimenti previsti.

In conclusione, un adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile non è un optional, ma una necessità imprescindibile per qualsiasi azienda che ambisca a navigare con successo il mare sempre agitato dell'economia.

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